プロジェクト・コミュニケーションの課題

仕事の基本、ホウレンソウ

「ホウレンソウ」は、社会人になっていちばんはじめに教えられることですね。報告・連絡・相談の頭文字で、仕事を進めるうえで重要なコミュニケーションを表したものです。会社でも個人でも、ビジネス活動を行ううえで、ステークホルダー（利害関係者）とのコミュニケーションがなくては何もできません。ビジネス活動は日々のホウレンソウの上に成り立っていますし、ホウレンソウの内容が、ビジネス活動の品質を左右するといっても過言ではないでしょう。そんな大切なホウレンソウですが、Webサイト構築のプロジェクトにおいても、プロジェクトメンバー間の信頼関係を構築し、プロジェクトを円滑に進行するうえで大変重要な意味を持っています。

プロジェクトは信頼関係の上に成り立つ

プロジェクトを円滑に進めるためには、プロジェクトメンバー間の信頼関係を構築しなければなりません。プロジェクトのステークホルダーは、目的を共有して一丸となっている時は強力な仲間同士となりますが、一歩間違えばいつでも足を引っ張ることのできる人たちでもあります。プロジェクトを推進するためには、各ステークホルダーがそれぞれの役割を果たし、協力して取り組まなければならないのは言うまでもありません。言葉で書くのは簡単ですが、実際にはなかなか難しい問題です。たとえば、皆さんの身の回りでも「言った言わないの問題」は、よくあることではありませんか？

3つのミッシングリンクを超える

先日のコラムで、ディレクションの現場に潜む3つのミッシングリンクを指摘しました。3つのミッシングリンクとは、次の3点です。

• プロジェクトの目的が共有できていない
• 活動時のディスコミュニケーション
• 成果物の品質に対する温度差

私たちは、この問題をどうやって乗り越えればよいのでしょうか？
私は、実はこれらの問題の根幹は、単純にコミュニケーションの問題なのだと理解しています。用件はメールだけではなく直接会って伝えるとか、大切なことは事前に伝えるとか、全員集まって議論する場所を作る・・・。こうした簡単なことの欠落が積み重なった結果、お互いに「分かったつもり」という状態を作り、いずれ致命的なギャップに至るのではないでしょうか。
このようなギャップは、そもそも作らないための工夫が必要です。ギャップを作り出さないための施策は、現場では普段から行われています。たとえばQA管理表を作ったりTO DOリストを共有したり、ホワイトボードを活用して進捗や問題点を共有したり、といった活動です。こうした、いわば「ディレクションの見える化」という活動を行って無用なブラックボックスを作らないことが、プロジェクトメンバーをまとめ、ひとつのゴールに向かって進める条件になります。

また、相手の立場に立った具体的でわかりやすい言葉での指示と、頻繁で綿密なコミュニケーションというのも必要です。同じ単語でも、会社や業界、あるいは立場が違うと意味が変わるものですから、言葉の意味の定義をあらかじめ共有しておくべきでしょう。また、プロジェクトのキーとなる優秀なビジネスマンは、たいてい複数の案件を掛け持っているものですから、その人の中で優先度が低いと判断されると、その仕事は後回しにされてしまいます。重要なプロジェクトの仕事を後回しにされないためにも、プロジェクトの目的や全体像、仕事の意味などを説明し、進捗報告などにも協力してもらわなければなりません。人は自分の興味のある情報以外は耳に入りません。ですから、何度も繰り返しコミュニケーションを取ることによって、当事者意識を高めてゆくということが必要なのです。

コミュニケーションは計画的に

プロジェクト・コミュニケーションは、自然に任せるのではなく、計画的に実施する必要があります。
プロジェクトメンバーには、各自に当事者意識を持ってもらう必要があります。そのためには十分なコミュニケーションが必要です。しかし近年、自分の時間を大切にするという価値観が広まり、社内のコミュニケーションが希薄になっていると言われています。以前のように、「アフターファイブ」のコミュニケーションが減っているようですから、自然発生的なコミュニケーションに任せていては不十分なのです。
3つのミッシングリンクを超えるためには、たとえば次のような場を計画しておく必要があるでしょう。

• キックオフミーティングの実施
• 進捗定例ミーティングの実施
• 成果物レビューミーティングの実施

プロジェクトを進めるうえでホウレンソウは欠かせない要素です。ですから、ホウレンソウが行われやすいコミュニケーション環境を計画するということが、プロジェクトを成功へ導く大きな鍵になるといえるでしょう。