2003年7月 継続的改善活動のご報告

7月は、内部監査を実施しました。指摘事項の内訳は「メジャー＝10件、マイナー＝33件、提案＝11件」でした。指摘の多さに驚かれるかもしれませんが、弊社の基準はかなり厳しいのでこのくらいの指摘が出ることは珍しくありません。とくに今回の内部監査は新任の内部監査責任者体制の下での初めての監査となり、純粋な視点で厳しい監査が行なわれ、管理責任者はじめ社員一同がISO9001という活動に対して認識を新たにしています。
8月はマネジメントシステムの統合審査に向けた第一歩を踏み出します。従来まで「品質は3月と9月、環境は2月と8月」に実施していた維持審査を今回から同日程で受審します。
審査自体は別々に実施されますが、日程の同期を図ったことで、準備段階での統合が進みました。マネジメントマニュアルの統合作業も第1段階を終了し、今月はスタッフマニュアルの統合作業等の段階に入ります。

決められたマニュアルをいかに死守していくか。それこそがマネジメントシステムの維持運用と思っておりましたが、今月は少し違った視点での取組みが始まりました。顧客企業担当者さまの「声」をｗｅｂ上で公開する「ホットコミュニケーション」です。
第1回目は初回にふさわしく、「顧客満足を第一にする企業文化に感動した」というお褒めの声をいただくことができ、弊社が3年前から取り組んできたJIS Zの活動を形として表すことができたのはとても嬉しかったです。
マネジメントシステムの維持だけでなく、もっと積極的な活動を行うことで「継続的改善」はいかようにも広がりをみせることができると実感できた月でした。

7月は、情報セキュリティと個人情報管理に関する教育と内部監査を実施しました。教育に関しては、スタッフのセキュリティに関する意識が上がってきた事もあり、質問や意見などが多数寄せられ、その対応は運用している私にとっては、うれしい悲鳴でもあり、また現場の意見ということもあり、とても新鮮に感じられました。
内部監査に関しては、社内の監査員の質が大幅に向上にしたこともあり、今までにないほど手厳しい監査になり、まだまだ改善の必要性があるという認識を持つにいたりました。
社外に関する事項としましては、ホスティングサービスの移行が始まり、ネットワーク担当者がその対応に追われていました。また、今月末頃に個人情報の管理マネジメントシステムである「プライバシーマーク」の認証取得のご連絡をJIPDEC（財団法人日本情報処理開発協会）より頂き、構築に携わった一人として、大変うれしく思います。来月以降はこの場で、プライバシーマークに関する運用実績のご紹介をさせていただくことになると思います。

7月は、従業員への自覚教育の準備を行ないました。勉強会資料の見直しを実施しましたが、元になる手順書・マニュアル等の変更はなかったため、資料の大幅な更新は発生しませんでした。しかし、過去に同様の資料で教育を実施しているため、強調する点を変更しました。
8月は、全社への自覚教育を実施し9月からの内部監査に備えます。また、当社では統合マネジメントシステムプロジェクトの過程で内部監査のレベルアップを図っています。統合プロジェクトにより、従来はひとつのマネジメントシステム内部で完結していた内部監査などのプロセスが、他のマネジメントシステムの影響を受けるようになり、効果的な取り組みが水平展開される素地が整ってきました。
これを機会にECS2000全体のレベルアップを行い、運用年数の短さをカバーしたいと考えています。

7月は、全フロアを対象に内部監査を行いました。
マネジメントシステム統合に向け、他のマネジメントシステムの監査と連動したスケジュールで、多少日程が詰まった部分もありましたが滞り無く完了しています。現在既に内部監査を受けた是正処置・予防処置が始まっています。
教育、監査、是正と続くこの時期は、目に見えてPDCAサイクルがスパイラルアップする様子がわかりますので、各マネジメントシステムの責任者にとっては非常に面白く、やりがいを感じます。
また、マネジメントシステム統合に向けては、文書の統一化の作業を開始し、統一後の運用の大元となるマネジメントマニュアルの初稿が完成しています。