2003年12月 継続的改善活動のご報告

12月は維持審査の準備を中心に取り組みました。11月には全社レベル文書の見直しを実施したので、12月は部門レベル文書の見直しを行ないました。前回審査から約半年が経過し、現場の制作プロセスも最適化されている部分があり、これを文書に規定しました。
1月は維持審査が行なわれるため、内部監査と現場への教育を中心に行なうことになります。現場への教育では、変更されたプロセスと最近社内で発生した案件トラブルから事例を挙げ、現場スタッフの品質管理活動への自覚を促すよう務めます。

12月はマネジメントシステムマニュアルや苦情対応記録、その他根拠となる内部資料を用いて弊社の苦情対応マネジメントシステムが「JIS Z 9920:2000/苦情対応マネジメントシステムの指針」規格に準拠して構築、運用がされているか否かの第三者監査を受けました。その結果、無事に「不適合なし」との報告を受けることができました。
しかし、今後の検討材料として4件の観察事項を指摘されました。よりよい運用のためにこれらの指摘事項を今後採用していくか否か、統合マネジメントシステム及びISO化の動きとも併せて慎重に取り組んでいきたいと思います。

12月は、脅威と脆弱性への対策を全て見直しました。また、これに伴い、各手順の見直し等も同時に行いました。今回、特に重点を置いたのは、紙媒体のセキュリティ施策とノートPCのセキュリティ施策です。紙媒体のセキュリティ施策では、弊社が取得しているISO14001の関係で、使用済みの紙媒体は極力裏紙として再利用することになっていますが、機密性が要求される情報が記載された紙媒体が裏紙として利用されるリスクが高く、今後啓蒙及び手順の遵守状況の監視を強めて対応することに致しました。またノートPCに関しては、インターネットを利用する際に外部へ直接接続するため、リスクが高くなってしまいます。また盗難等のリスクも拭い去れません。
これらに関して、既に策定している手順と新たに追加した手順等を啓蒙・監視をすることで徹底を図っていきます。

12月は法令の評価に関する作業を行いました。この手順は、当社の事業活動、扱うモノやサービスなどに関連する法令やその他ルールを特定・整理し、現場に遵守項目として落とし込む部分を担っています。実施した結果、今回の法令等評価では、新たな法令分野、中心的ルールの見直し等は発生しませんでした。
また、1月は文書の見直しを行ないます。文書の見直しには、体制変更等が発生したときの臨時的な見直しと今回のような定期的な見直しを規定しています。マネジメントマニュアル、手順書等の更新性を保つために欠かすことの出来ない活動として重視しています。

先月までに引き続き、マネジメントシステム統合を見据えた活動が主体になっています。内部監査と是正・予防プロセスを中心に検討し、一通りの構築ができました。1月には実際に内部監査が行われますので、新プロセスを使用して、監査からそのあとの是正・予防プロセスをテストします。また、そのすぐあとには審査機関による更新審査が控えています。取得から3年が経過していますので、今回は弊社の全サイトが対象となっています。各フロアのフロア責任者が中心となって準備を進めています。

12月は、個人情報を守るという視点で活動を行い、BS7799で実施した脆弱性の見直しに連動するかたちで各手順の見直しを実施いたしました。また、利用の観点からは、当社の場合、顧客企業さまのホームページで収集した個人情報をお預かりすることがあるため、個人情報を預託することに対する情報主体との合意の有無、情報の受け渡し方法など秘密保持契約では規定しない項目に関して、預託元との合意を確実にするための書類等の整備を行いました。