2005年3月 継続的改善活動のご報告

3月は、「経営層による見直し」が実施されました。代表取締役、取締役の一部、管理責任者、内部監査責任者が出席し、2004年度の環境マネジメントシステムの成果報告と、2005年度の展望について検討をおこないました。

「経営層による見直し」が終了すると、責任者としては、PDCAサイクルを1周回すことが出来た満足感や達成感を強く感じます。しかし、またすぐに2005年度の計画策定が待っていますので、ひとときの休息、といったところでしょうか。

2005年度の環境マネジメントシステムが、環境に配慮する意識を高め、かつ経営へのインパクトを与える事ができるように、気持ちを引き締めて計画策定に臨みたいと思います。

3月は、「経営層による見直し」が開催され、管理責任者として、年度を通じた品質マネジメントシステムの運用結果について報告しました。年度目標の達成状況のほか、品質方針の見直しの検討をおこないました。

品質管理に関連する新たな活動としては、社内掲示板でトラブル発生時の注意点を速報する活動を開始しました。過去に類似の問題が発生していた場合や、これからも類似のトラブルが発生しそうな場合、マニュアルの改訂を待たずに現場に注意を促すことで、トラブルを未然に防ぐことを目的としています。3月は4件の速報をだしました。例としては、Webサイト内検索システムにオープンソースプログラムを提案する場合の注意点をディレクター、開発担当者にヒアリングをおこない、注意を促しました。速報記事に対して、現場スタッフから追加の情報が投稿されるなど、活動の方向性が妥当であることを実感すると共に、今後も継続していく決意を新たにしました。
2004年度を振り返ると、マニュアル群の大幅な見直し、他のマネジメントシステムとの統合、トラブル発生をきっかけとしたマニュアルの改訂など、マニュアル関連の取り組みが多い年度でした。この結果、文書体系の基礎固めができたと考えています。

4月からは、新たに掲げた年度目標とその遵守状況のチェックを軸に活動を開始します。特にテーマとしたいのは、トラブル発生から原因特定、ルールの検討、関係者への浸透という一連の流れをパターン化するとともに、トラブル解決の迅速化をはかることです。これらの活動を通じ、経営的な効果を生み出すことのできるマネジメントシステム活動にできるよう全力を尽くす所存です。

この数ヶ月、2004年7月のISO10002：2004発行に合わせ、弊社がこれまで運用してきた既存のパフォーマンス評価基準の見直しに取り組んできました。パフォーマンス評価とは弊社の活動がISO規格の要求する事柄をどの程度満たしているか、という効果を測るための独自の評価システムですが、新たな評価基準を設けるのに大変苦労した要求事項があり、パフォーマンス評価実施の3月下旬ぎりぎりまでかかってしまいました。「行間を読め」とはISOの要求事項を理解する際によく言われることですが、規格要求事項をよく読み、行間を読み、理解して納得することの難しさを感じました。
何度も同じところにつまずくので、運用サポートをしていただいているコンサルタントの方にも大変ご迷惑をおかけしたことと思います。しかし、「もともとは消費者を対象にした規格。ミツエーさんのようなBtoB企業の例はないので大変ですが、パイオニアとして頑張りましょう」と根気よくお付き合いいただいたおかげで、ようやく新たな評価基準ができ、その基準を元にした評価の実施も完了することができました。
これをもって今年度のプログラムを全て予定通り完了することができ、まずは安心しました。

4月以降は、「経営層による見直し」の結果を経て、新たなマネジメントプログラムの策定に努めていきます。

3月は、2月に実施した情報資産のリストアップから得られたデータを元に、リスクアセスメント作業を実施しました。2004年度は、プライバシーマークの取得支援サービスなど新しいサービスに関連する新たな情報資産が追加された結果、今まで以上にお客様の機密情報を預かるケースが増えました。これらの情報を今以上に適切にコントロールし、保護していくための対策を今後立てていきます。

また、弊社データセンターでは回線の増強をおこないました。弊社でお預かりしているお客様のコンテンツにおいては、特にインターネット戦略に力を注いでいるお客様が多く、弊社のSEO対策サービスなどを実施されています。そのため、ホスティングサイト全体の合計を見ると、アクセスが緩やかにですが多くなってきています。お客様のコンテンツへのアクセス数が伸びたという事実は非常にうれしいことなのですが、管理者から見ると、維持管理という点においての心配ごとが増えてしまいました。

3月は、社内全体を見渡しても、年間でもっとも多忙な時期でした。そのため内部監査及び「経営層の見直し」が計画よりも遅れてしまう結果となりました。これについては、4月には実施できる見込みとなっております。

3月は、弊社のディレクターを中心に、個人情報保護法への対策をお客様へどう提案するのか？という点で勉強会を急遽実施しました。これは、弊社のお客さまより「個人情報保護法が施行されるが、具体的に何をどうしたらよいのかわからない」という問い合わせが多く、直にお客様と接する機会が多いフロント部門にも、知識が必要となったためです。また、今回勉強会を実施するにあたっては、弊社苦情対応マネジメントシステムからの是正要求という形で依頼をされました。このように、弊社が認証・準拠するマネジメントシステムが相互に補完する形で動けたのは、担当者として非常にうれしく思います。

また3月は、弊社とお取引のあるお客様からのアンケート回答依頼が、非常に多くありました。1日1件程度のペースで依頼があったため、対応に追われる毎日が続いてしまいました。

いよいよ4月1日からは、個人情報保護法が施行されます。これまで以上に、管理を厳格におこない、事故がおきぬよう対策を徹底していきたいと思っております。

3月は、2004年度2回目となる内部監査を実施しました。監査内容としては、前回の内部監査結果の是正処置の進捗確認を中心におこないました。マネジメントシステムマニュアルの記述内容と規格本文との整合性に関する指摘も含まれるため、改善も一筋縄ではいかない部分が多くあります。今回の内部監査における新たな指摘事項としては、倫理プログラムの未達成項目の実施と進捗管理表の改訂、組織図の改訂などがあります。

4月は、新卒スタッフが入社し、3月以前に入社したスタッフと合わせて集合研修を実施します。倫理法令順守マネジメントシステム運用の基礎となる報告・相談制度の説明、改訂されたコンプライアンスマニュアルを中心に説明をおこないます。

3月は、緊急事態チェックテストから出された是正処置への対策をおこないました。その中のひとつとして、全社屋の避難用具の設置が完了したということで、担当者としてはひと安心です。しかし、避難用具は、その使い方を従業員が理解して初めて意味を持ちます。使い方の周知に関しては、環境マネジメントシステムの内部監査において、教育内容の見直しについての指摘が出ており、双方の管理責任者が協調しながら改善を進めています。また、その他の指摘事項は残っているため、引き続き対応を進めています。

4月は、3月に引き続きリスクアセスメントの手順改訂をおこない、この完成及びリスクアセスメントの実施を予定しています。同時に「心の健康アンケート」集計結果の社内公開も控えており、新年度の計画策定に向けて対応を進めていきます。