2007年10月〜12月 継続的改善活動のご報告

10月には全従業員への教育として、日常的な手順や環境マネジメントについて、再確認のテストを実施しました。80点以上を合格とし、不合格者には勉強会を開催しました。採点を行い、間違いが多かった部分をみることにより、教育する際に注意するべき点もみえてきました。今後の教育に生かしていきたいと思います。

11月は当社の環境マネジメントに含まれる緊急事態への対応として、災害用伝言ダイヤルの使用を周知徹底するために、災害用伝言ダイヤルシールを作成しました。社員証の裏にこのシールをはることにより、スタッフが外出先で災害にあった場合の手順確認をしやすくしました。

第4四半期は日ごろの取り組みの中でも、特に紙の使用量削減を重点的に行いました。例えば、使用量を削減するために導入したプリンタツールの利用促進と周知徹底を改めて行うとともに、一人当たりの使用量削減の目標を再度告知しました。また、現在の使用状況の報告も併せて行いました。今回紙の使用量削減に重点を置いた理由は、一人当たりの使用量が昨年に比べ徐々に増加してきたことに対応するためです。一人ひとりがほんの少し意識することにより、結果はついてくるものです。12月には、昨年度同月比で約25％削減することができました。目標は年間で30％削減ですので、引き続き紙の使用量削減に重点的に取り組んでいきます。

10月末には制作担当者、フロントスタッフ向けに手順の確認を目的としたテストを行いました。点数が80点未満のスタッフと未提出のスタッフには勉強会を実施しました。また、「新人に対する教育が分かりにくいのでは？」という指摘が内部からあがったため、新人の教育方法の見直しも行いました。見直しの結果、手順重視の教育から、「マネジメントシステムをなぜ運用しているか」などの本質を含む教育に切り替えました。新しい方法で現在までに2回教育を行いましたが、分かりやすいと好評を得ています。

10月から12月にかけて、検品依頼フローの見直しを行いました。見直しの結果、従来メールベースで行っていた検品依頼を、12月から社内ナレッジシステムを利用する方法に切り替えました。これにより、検品依頼の記録、検品依頼後の担当者・タスク追跡、変更履歴のバージョン管理等が可能となり、共有できるようになりました。今後、上記の方法で収集された情報をもとに、検品工程を大幅に見直していく予定です。

また、最近のWebでは、サイトの規模の大小を問わず、何かしらのスクリプトを使用するのが、もはや当たり前になってきました。スクリプトは、自社で開発したもの、外部で開発されたオープンソース的なものなどさまざまですが、社内では明確な利用ルールを設けてはいませんでした。また、自社開発したスクリプトのナレッジなども共有されておらず、効率的ではありませんでした。そのため、12月よりスクリプトの利用ルールの策定のために、全社横断的なプロジェクトを開始しました。これにより業務効率や品質などを向上していきたいと思っています。

11月に情報セキュリティの体制についての見直しを実施しました。今までの体制は、情報セキュリティ委員会が社内の情報セキュリティ改善計画の立案および承認を一括で行っていました。この承認プロセスでは、独立したレビューという概念が希薄になっていました。このため、社内の改善計画は、経営層が承認を行うフローへと変更しました。この結果、今までよりも透明性のある体制にすることができました。

個人情報の分野については、7月に行われたPマーク審査の指摘事項に対応いたしました。改定したルールを実際に運用した記録など、再度提出を必要とする項目があり、12月末まで対応が継続しました。現在は審査機関より最終回答を待っている状況です。

11月から12月にかけて、全従業員を対象に、情報セキュリティおよび個人情報管理の社内教育を実施しました。

などをテスト形式で確認し、合格点未満のスタッフについては、補習を行いました。

12月には、営業・ディレクター職を対象に社内講習会を開催いたしました。社内講習会では、個人情報管理のポイントの説明やQ&Aなど、11月に実施した社内教育よりも実践的な形での教育を実施しました。