2013年10月〜12月 継続的改善活動のご報告

10月～11月にかけて品質マネジメントシステムの教育を実施しました。
本年度の教育は、テスト実施期間内に各自でイントラネット上にアップした動画および教育資料を閲覧しテストを受けてもらう方式としました。

内容については昨年同様、品質目標の理解に重点をおきましたが、回答結果を確認したところ、昨年よりも自部門の目標についての意識が高くなっていることがわかりました。

また、品質についての取り組みでは「品質管理チームに検品に出す前の自己検品の徹底」に力を入れているスタッフが多く、ひとりひとりの検品に対する意識の高まりを実感しています。

10月～11月にかけて、「タッチタイプトレーニング」を行ないました。
タッチタイプトレーニングとは、キーボードの入力スピードが当社の合格基準に達するまで練習を行なってもらうもので、メールや書類作成などのスピードアップを図ることを目的としています。

2011年と2012年に実施したトレーニングでは、合格ラインを800字/10分としていましたが、今回はより全体のレベルを向上させるべく、合格ラインを1000字/10分に設定しました。
その結果、合格率こそ前回より下がってしまいましたが、全体の平均としては15文字ほどアップし、1位はなんと1904字/10分という驚異の成績を残すことができました。

今後は、不合格者が徐々にスピードアップしてもらえるよう、合格ラインを一時下げてトレーニングを継続していきます。

現在、メールシステムをオンプレミスからクラウドへ移行するための作業を進めています。

移行予定日に計画通りにメールシステムが切り替わらない場合、全社の業務がストップしてしまいますので、そのようなことがないように慎重に設定作業を行なっています。

また、クラウド化することで利便性が上がる反面、新たなリスクも発生することになります。リスクを低減すべく利用する側の運用ルールや手順の整備も併せて行なっています。

今後は、教育や啓蒙活動を強化して、わかりやすい運用とルールを浸透させていこうと考えています。

当社では数年前から役職者向けと一般スタッフ向けとで教育内容を分けて実施しています。役職者には役職者が果たすべき役割や責任があります。その内容を教育に盛り込むことにより、マネジメントシステムにて役職者が果たすべきことを改めて認識する機会としても教育を活用しています。

マネジメントシステムは、事務局からの働きかけだけではなく、上長から課員への働きかけがあることで、安定した体制が構築されます。

教育を通して安定した運用体制を保持していきたいと考えています。

11月からは一般スタッフ向けのマネジメント教育を行ないました。

今回の教育はテスト形式で実施いたしました。テストを採点することで、覚えてほしい手順や役割などが社内にどのくらい浸透しているかを測ることができ、事務局の足りない部分の気付きとしても教育の大切さを実感することができました。

現在、各マネジメントシステムへの内部監査が実施されています。

個人情報管理責任者への内部監査は第4四半期に予定されていますので、結果は次回報告します。