2014年4月〜6月 継続的改善活動のご報告

4月に2014年度の品質目標を策定しました。
2014年度は品質の更なる向上のため、プロセス強化していきたい部分を中心にプロセスの策定やレビューの徹底に重点をおき、目標を策定しました。
目標の詳細はCSR 2014年度目標をご覧ください。

今後はこの目標を達成できるようにしっかりと事務局として後押ししていきたいと考えています。

「お客様との商談・コミュニケーションがスムーズにできるようになること」を目的とし、6月よりディレクター職として配属された新卒と、社歴の浅い社員向けに＜会社説明＞について、営業職はそれに加えて＜サービス内容紹介＞についてのトレーニングを開始しました。

研修及びテストについては1人あたり3回までという設定で行いましたが、今回は合格ラインを高めに設定したこともあり、1回での合格者は30名中7名と低い結果でした。
研修については動画での撮影も併せて行っていましたので、研修終了後に動画ファイルの共有及び評価表フィードバックを実施しました。

その結果、最終的には合格者が28名となり、今回の研修を通して全体的なレベルアップにつながったのではないかと感じています。

今後も「話す」という技術の向上だけでなく、サービスの知識向上にもどんどん役立てていきたいと考えています。

6月に当社で使用しているメールシステムに、添付ファイルの自動暗号化の仕組みを導入しました。
自動暗号化を導入することで、社内外に対して次のようなメリットが生まれます。
クライアントに対しては、メールの誤送信による添付ファイル内容の漏洩を防ぐことができます。
またスタッフに対しても、毎回各自でファイルを圧縮し都度パスワード設定をする手間が省けます。ひとつひとつの作業時間は決して長くないものの、1日に何回も添付ファイルのやり取りをするとなるとそれだけで月に数時間分もの稼働が発生してしまいます。その手間を省けたことで、間接的にではありますが、コストの削減に繋がると考えています。

機能面ではより便利に、セキュリティの向上を実現させることができましたが、人的ミスまでは防ぎきることはできません。
スタッフにはこれまで以上にメール送信時の内容確認について慎重に行うように、啓蒙メールや教育を通して周知徹底し、セキュリティに対する意識付けを行いたいと思います。

2014年度の目標をISO27001と共に策定いたしました。特に個人情報マネジメントシステムに関係するものとして、教育の実施内容改訂および対象者の受講徹底を目標としました。

個人情報の取り扱いは、いかに事故やトラブルを起こさず、個人情報を取り扱うかが重要ですので、事故やトラブルを未然に防ぐために実施すべきことを目標として策定しました。

2012年度に点検フローの見直し行ってから、現在の点検方法がだいぶ定着したように感じています。3ヵ月毎に個人情報取り扱い案件の案件責任者に点検を実施することで、不要な事故やトラブル防止につながっています。
ただ、慣れた時にこそ気を引き締め、より良い方法がないかなど常に検討しながら点検の実施をしていきたいと考えています。