文書管理とは、マネジメントシステムを運営するに当たり必要な、最も基本的な活動の一つです。多くのマネジメントシステムに共通しているのは、文書を作成・承認する責任と権限を明確にすること、最新版が必要なときに必要な人が使用できることという要求事項です。これを組織として徹底することが、（品質や環境や情報資産に影響を与える）業務手順は権限のある人だけが変更することができ、全員が最新の手順で作業することができるような環境を整えることで、組織が提供する製品・サービスの底上げを図ることができるという考え方に基づいています。
